Le passage au tout numérique

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Il y a un mois, je vous ai parlé d’un outil révolutionnaire dans la gestion de mes rendez vous professionnels … Mon agenda en ligne qui s’appelle Docorga. Aujourd’hui, je vais vous parler des autres options que j’ai choisi.

Certaines options sont incluses avec Docorga tandis que d’autres sont payantes. Je vous invite à vous rendre sur leur site pour connaître les tarifs à jour.

L’utilisation de ce site a énormément facilité ma gestion et mon organisation, bref tout ce qui est back office. L’article peut aider les psychomotriciens à se lancer mais aussi d’autres professionnels.

Ou sinon, il a comme vocation de vous faire découvrir au tout venant le travail qui ne se voit pas chez un professionnel en libéral.

 

Donc voici les options que j’ai testé

 

  • Les rappels des rendez vous par SMS

J’avais crée une notification “réveil” sur mon téléphone la veille de ma journée en libéral pour envoyer individuellement des SMS pour rappeler les rendez-vous.

Oui, comme j’ai un forfait SMS illimité. Pourquoi pas … En fait, mauvaise idée, beaucoup trop chronophage.

Mais sincèrement, cela devenait compliqué car parfois au moment de la notification, je n’étais pas nécessairement disponible pour envoyer des SMS. Donc il fallait que je m’en rappelle plus tard dans la journée. Puis il m’arrivait de recevoir un petit SMS d’annulation la veille pour le lendemain, juste après mon SMS, ce n’est jamais agréable.

Et quand j’ai élargi mes horaires avec deux jours de travail au cabinet, cela est devenu encore plus compliqué.

Alors j’ai investi dans l’option payante “rappel de rendez-vous par SMS avec Docorga.”

Je l’avais programmé pour 24 heures avant, puis j’ai déchanté. Je trouve que 48 heures avant c’est beaucoup mieux car j’ai le temps de me retourner si il y a une annulation.

Encore ces histoires d’annulation ? À savoir que ce n’est jamais agréable de se faire poser un lapin le jour même, mais même la veille surtout quand il y a de l’attente.

 

Maintenant je suis tranquille.

 

  • La rédaction des comptes rendu

Avant j’utilisais Google agenda, et je notais mes compte rendu dessus après avoir écrit ma journée dans un cahier de brouillon. Pas très sécurisant.

Avec Docorga et surtout l’utilisation de la tablette numérique, quand je rentre chez moi, je peux me poser et écrire mes observations sans avoir besoin d’allumer le pc. J’ai un problème avec … je ne sais pas pourquoi, sûrement parce qu’il rame un peu (beaucoup) et que j’ai la désagréable sensation de continuer à travailler sur un bureau et de faire des heures supplémentaires.

Alors qu’avec la tablette, je me détend dans mon canapé (un sidari pour être exacte) et je note tranquillement à mon rythme quitte à y revenir plus tard.

C’est presque ça …

L’avantage des comptes rendu regroupés sur le même site ? Cela me permet également d’avoir une vision d’ensemble des séances pour chaque patient. Option gratuite et incluse très intéressante quand arrive le temps de rédiger un compte rendu de prise en charge (résumé et progrès). Je sors ainsi la tablette pour lire mes écrits, et je rédige sur l’ordinateur.

En réalité, j’ai besoin d’être hyper concentrée … c’est dans ces moments que je dois à contre coeur quitter le canapé pour rédiger des super compte rendu. On m’avait pas prévenu qu’il y avait autant de travail supplémentaire à la maison après le diplôme.

 

  • La liste de rendez vous pour tout le monde

Tous les mois, je peux envoyer par mail le rappel des rendez vous au patient (enfin souvent le parent) mais aussi pour les nouveaux que je rencontre pour les bilans. Ceci gratuitement. Le mail est devenu indispensable lors de la prise de contact.

Tout y est : jour / heure / même mes coordonnés (adresse, téléphone, mail).

 

  • Les factures illico

Avec la tablette, il m’arrive d’envoyer aussitôt la facture après paiement quand on me le demande sinon j’envoie un récapitulatif mensuel. J’ai découvert le traitement en masse, pour tout faire une fois par mois. C’est génial. Quel gain de temps.

Il est également possible d’avoir son chiffre d’affaire mensuel avec le détail des paiements (date et jour de la consultation) et d’exporter ceci sur Excel. C’est très pratique pour ma comptabilité et ma déclaration mensuelle.

L’option comptabilité avec facture est payante mais elle vaut largement l’investissement. Avant j’utilisais word du pc … Maintenant, tout est centralisé et je peux envoyer des factures ou des duplicatas facilement rien qu’en me connectant de ma tablette (je vous ai dit que j’en suis folle ?).

Moins de papier et plus de temps pour soi
  • En conclusion

J’aime plus que tout l’impact écologique avec ce système Docorga x iPad

En effet, je n’imprime plus de papier lié aux rendez vous, de même les factures et les devis. Sauf cas exceptionnel. Comme avec les personnes âgées. Car en enregistrant l’adresse mail, je peux facilement envoyer les documents demandés.

J’ai gagné un temps de secrétariat non négligeable.

Mais si ça fonctionne, c’est aussi parce que j’utilise un iPad.

Ça a changé ma vie.

 

Peut être que prochainement, je vous raconterai quels sont les avantages de l’iPad dans le cadre de mon exercice professionnel ?

 

Merci d’avoir lu le récit d’une geek accro a l’organisation, cela vous a plu ?

 

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